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档案一张,习十年之学,任教于上海师大,闲暇之余,特设博客“兰台天地II”, 备份一下专业记录。

奥巴马签署关于政府文件管理的总统备忘录  

2012-02-03 21:29:35|  分类: 它山之石 |  标签: |举报 |字号 订阅

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编者按: 去年底,美国白宫针对各行政管理部门的负责人发布了关于政府文件管理的备忘录。该备忘录对于美国文件管理具有里程碑意义。现将中国人民大学信息资源管理学院王健教授翻译的备忘录全文刊出,以飨读者。

第一条 目的

    本备忘录旨在启动对行政部门文件管理政策与常规做法的改革。改进文件管理将会提高绩效,通过更好地记录机构的活动和决策,促进信息公开,有益问责。移交到国家档案与文件署(NARA)的文件将提供一面镜子,让子孙后代借此了解我们的活动与决策,从中汲取经验教训。文件管理现代化有助于行政部门和机构最大限度地降低成本,提高运行效率。因此,文件管理应基于2011年11月9日颁布的第13589号总统行政令《提高经费使用效益》实施改革。该总统行政令旨在指导各机构减少花费,将经费集中用于履行关键职能。

    文件只有得到有效管理,方可用于评估机构工作成效,减少重复工作,节约费用,在机构内部及机构之间共享信息。正因如此,良好的文件管理成为开放性政府的运行支柱。

    数十年来的科技进步已经改变了机构运行的方式,为机构文件管理带来了挑战和机遇。对电子通讯与电子系统的日益依赖,从根本上增加了机构必须管理的信息量和信息种类。借助合理的规划,现代技术可减轻文件管理的负担,使文件更易于使用与分享。但是,如果文件管理的政策与常规做法未与数字时代同步,则信息的激增可导致机构的系统不堪重负,导致费用增加、文件丢失。

    我们必须设法应对这些挑战,以此为契机构建21世纪的政府文件管理框架。这一框架将为建立开放性政府、充分利用信息提高机构绩效、减少不必要的花费奠定基础。

    第二条 文件管理改革过程中机构应承担的义务

    (a)各个机构的首脑应该:

    (i)确保成功贯彻实施文件管理的法律、法规要求,并将本备忘录列入机构高管的首要议事日程;

    (ii)确保在有效实施上述要求的过程中,合理分配资源;

    (ii)自本备忘录发布之日起30天内,指定机构的一名高级官员,协同机构的文件主管、信息主管以及首席法律顾问负责监督条款(b)所要求的审核,并以书面形式告知国家档案馆馆长。

    (b)自本备忘录发布之日起120天内,各机构首脑应向国家档案馆馆长和行政管理与预算局局长提交一份报告:

    (i)阐述机构改进或维持文件管理的最新计划,着重阐述管理电子文件(包括电子邮件和社交媒介),部署基于云服务或云储存的解决方案以及应对其他文件管理挑战等。

    (ii)梳理所有与法律、法规或国家档案与文件署正式发布的与指导原则相关的现行规定,找出其中需要改进或缺失的内容,这些是机构当前采纳健全的、符合成本效益原则的文件管理政策和工作规范的障碍;

    (iii)甄选出下述文件管理政策或计划,一旦这些政策和计划纳入本备忘录第三条文件管理指令之中,或被国家档案与文件署采用或实施,将有助于机构改进文件管理工作。

    依据本条款提交的报告系追加报告,因此,机构不需要重复提交为履行其他义务而向国家档案与文件署上报的信息。

    第三条 文件管理指令

    (a)依据本备忘录第二条条款(b)的规定,在提交报告最后期限期满后的120天之内,美国行政管理与预算局局长、国家档案馆馆长将协同美国副总检察长发布文件管理指令,指导机构首脑采取具体措施对机构内部的文件管理政策和常规做法进行改革和改进。指令将致力于:

    (i)创建政府范围内更有效和更符合成本效益原则的文件管理框架;

    (ii)推动制定文件管理政策、建立工作规范,增强机构履行法定职责的能力;

    (iii)通过对机构活动的记录,维护问责所需证据;

    (iv)增强政府的开放性,帮助公众获取政府文件;

    (v)支持机构遵从保存与诉讼相关的信息法律要求;

    (vi)一旦具备可行性,从基于纸质文件的管理向电子文件管理过渡。

    (b)在制订该指令的过程中,国家档案馆馆长应协同美国行政管理与预算局局长和美国副总检察长,对相关的法律、规章或国家档案与文件署的正式发布的指导原则进行审核,确认对改善政府文件管理常规做法(特别是电子文件)而进行的改革有益的条件。国家档案馆馆长应协同美国行政管理与预算局局长和美国副总检察长,在颁布指令之前,向总统提交审核结果,以便对适用于联邦文件管理的法律、法规和政策进行修订。

    (c)在制订该指令的过程中,美国行政管理与预算局局长和国家档案馆馆长,协同美国副总检察长,与其他相关机构、跨机构团体以及公众利益相关者进行磋商。

    第四条 总则

    (a)本备忘录的实施将与适用的法律保持一致,并受可用拨款的限制。

    (b)本备忘录的任何条款均不应理解为削弱或以其他方式影响:

    (i)法律赋予任一政府部门或机构或其首脑的权限;

    (ii)美国行政管理与预算局局长有关财政预算、行政管理或立法提案的职能。

    (c)本备忘录不论从实质上或程序上,无意、也没有授予或获取,由任何一方依自然法强制执行的,对美国及政府部门、机构或实体以及官员、雇员或代理人或任何其他人不利的权利或利益。

    第五条 发布

    特授权并指示美国国家档案馆馆长在《联邦政府公报》上发布本备忘录。    

    原载于《中国档案报》2012年2月2日 总第2261期 第三版

 

http://www.zgdazxw.com.cn/NewsView.asp?ID=17208

 

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